有效信息溝通的障礙主要來自組織和個人，但最終溝通成功與否取決于信息發送者和信息接收者。因此，爲了克服溝通障礙，實現有效的溝通，管理者必須作爲信息的發送者或信息接收者的組織成員(yuán)，掌握和發展特定的溝通技能。

　　(a)作爲信息發送者的溝通技巧

　　有效的信息溝通取決于信息發送者有效地向組織内外(wài)的人發送信息的能力。現在，讓我(wǒ)們逐一(yī)看看有助于信息發送者有效發送信息的7種技術。

　　1.發送明确完整的信息

　　當發送的信息便于收件人理解和理解時，信息是明确的。當發送方和接收方包含達成協議所需的所有信息時，信息是完整的。因此，信息發送者必須考慮接收者如何理解信息，并修改信息以消除誤解和混亂。

　　2.将信息編譯成收件人容易理解的傳輸符号

　　發件人在編碼信息時，必須使用收件人能夠理解的符号或語言。例如，向母語不是英語的收件人發送英語信息時，應使用常用單詞，以避免使用閑适的詞彙。向其他職業、團體(tǐ)、組織的成員(yuán)發送信息時，不要使用專業術語。

　　3.選擇适當的傳輸介質

　　使用語言通信時，信息發送者可以從面對面通信、書(shū)面信函、電(diàn)話(huà)、電(diàn)子郵件、視頻(pín)會議等多種通信媒體(tǐ)中(zhōng)進行選擇。在選擇這些介質時，信息發送者必須考慮所需信息的空閑、時間限制、書(shū)面或電(diàn)子記錄。選擇通信媒體(tǐ)時，主要要考慮的是信息的性質。也就是說，是否是個人，重要性如何，是否不正常，是否産生(shēng)誤解，是否需要進一(yī)步澄清。那樣的話(huà)，最好面對面溝通。

　　4.選擇收件人可以監視的介質

　　在選擇媒體(tǐ)時，信息的發送者需要考慮的因素之一(yī)是這個媒體(tǐ)是否受到接收者的關注，每個人對他們感興趣的媒體(tǐ)都不一(yī)樣。因爲有些人喜歡用電(diàn)子郵件，幾乎每隔幾個小(xiǎo)時就會注意一(yī)次，有些人喜歡面對面溝通，很少打電(diàn)話(huà)或看郵件，所以信息發送者一(yī)定要注意收件人是否關心你選擇的媒體(tǐ)。另一(yī)個需要考慮的因素是收件人是否有限制解碼特定信息的能力的特定方面的缺陷。例如盲人不能閱讀書(shū)面信息。

　　5.避免信息過濾和曲解

　　如果信息發送者錯誤地認爲接收者不需要或不希望接收該信息，發送者将保留部分(fēn)信息，從而引發信息過濾。信息過濾發生(shēng)在組織的各個層次以及垂直和水平通信中(zhōng)。信息經過一(yī)系列發送者和接收者發生(shēng)了有意義的變化，信息曲解發生(shēng)了。有些信息的曲解是偶然的，但有些信息的曲解是故意的。如何避免信息過濾和信息曲解？組織必須建立信任，在信任和公平的環境中(zhōng)，信息發送者可以最大(dà)限度地減少信息過濾和曲解。消息必須包含反饋機制。

　　反饋是有效溝通所必需的。發送消息時，發送者可以請求消息反饋，并知(zhī)道何時或以何種方式收到或理解了信息。總之，通過在消息中(zhōng)包含這些反饋機制，發送者可以接收和理解自己的信息。

　　7.提供準确的信息

　　小(xiǎo)道消息也稱爲小(xiǎo)道消息，是組織成員(yuán)關心的、沒有準确來源的非正式信息。一(yī)旦登場，謠言傳播得很快，相關主題往往是組織成員(yuán)認爲最重要、最有趣的主題。但是，如果傳聞是假的、惡意的或毫無根據的，就可能誤導或構成對個别職員(yuán)或組織的損害。此時，管理者應該以236爲信息發送者，發布準确的信息，防止誤導性謠言的傳播。

　　(b)作爲信息接收者的溝通技巧

　　發送消息時，管理員(yuán)也會收到很多信息。因此，管理者必須具備并培養使自己成爲有效溝通者的溝通技能。

　　1.集中(zhōng)注意力

　　由于扮演着多種角色，承擔着多種任務，管理者經常要同時思考過程和各種事情。由于要應對不同的事情，管理者有時對收到的信息沒有給予足夠的注意。很多時候會造成通信障礙，所以管理者作爲信息接收者必須重視的是注意力。

　　2.成爲最好的傾聽(tīng)者

　　要想成爲好的溝通者，首先要成爲好的傾聽(tīng)者。作爲信息接收者的管理者，這也是面對面和電(diàn)話(huà)溝通中(zhōng)的基本技能。要成爲好的聽(tīng)衆，管理者必須做好以下(xià)幾件事。

　　第一(yī)、管理者不會随便打斷别人的話(huà)。

　　第二、管理者要和演講者對視。

　　第三、收到信息後，管理者必須對模糊或混亂的部分(fēn)提出質疑。

　　第四、管理者要用自己的語言解釋，重複信息内容，指出演講者認爲最重要的、複雜(zá)的、可以做出其他解釋的地方。這些反饋要素是成功溝通的關鍵。

　　3.共情

　　所謂的共情是我(wǒ)們經常說的共情思維。作爲收信人的管理者，不僅僅是從自己的角度，而是從信息發送者的感受和描述中(zhōng)理解信息時，會産生(shēng)共鳴。共情是成功溝通中(zhōng)非常重要的因素，因此管理者在與人溝通的過程中(zhōng)必須投入更多的感情，能夠站在對方的立場上思考。

　　4.了解語言樣式

　　語言風格是人們說話(huà)時的獨特方式。語言風格的因素包括聲調、速度、音量、停頓、直白(bái)或含蓄、造詞、提問方式、笑話(huà)和其他語言方式。語言風格不同，人們不理解這些差異，就會導緻錯誤的溝通。

　　(1)語言的跨文化差異。日本的管理者在與高層管理者或地位較高的人說話(huà)時，似乎比美國管理者更正式、更尊重上級。相反，美國的管理者在對話(huà)時比較随意，意見不同時甚至開(kāi)始吵架。另外(wài)，對話(huà)時對話(huà)雙方的身體(tǐ)距離(lí)也有差異。美國人距離(lí)比較大(dà)，巴西人距離(lí)比較近。同時，美國人比較直率，但日本人含蓄。美國人強調個人主義，善于自我(wǒ)表達，日本人提倡集體(tǐ)主義和集體(tǐ)主義，追求集體(tǐ)歸屬感。因此，在溝通中(zhōng)，如果管理者能夠理解這些跨文化差異，就可以避免文化差異造成的溝通障礙。當然，了解世界上各種文化的差異不是一(yī)朝一(yī)夕就能實現的，而是需要長期的有意識的積累。

　　(2)語言的性别差異。根據彈能和其他語言學家的研究，男人和女人的語言風格在各文化和語言上都有差異。因爲熟悉各自的語言風格，所以與異性對話(huà)時語言風格的差異會導緻錯誤的溝通。一(yī)般來說，男性溝通的方式強調地位的差異和相對實力，而女性的溝通方式強調相似性，不重視個人實力。因此，管理者在溝通中(zhōng)要準确把握這些性别差異，避免錯誤溝通。

　　(3)管理語言風格差異。管理者不能指望改變人們的語言風格，要理解這種差異。比如說，你知(zhī)道有些女性不願意在會議上講話(huà)，這并不意味着沒有話(huà)可說，而是語言風格的差異，需要确保管理者有說話(huà)的機會。如果知(zhī)道有些人不想獲得榮譽，管理者就要特别謹慎，把榮譽授予應得的人。泰坦指出：“對話(huà)是管理工(gōng)作的源泉，要知(zhī)道不同人表達意思的方式不同，才能利用不同語言風格的人的潛力。”

管理者要有效的溝通技巧

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